PPT 빠른 시간안에 만드는 방법

PPT 빠른 시간안에 만드는 방법

 파워포인트를 만들 때는 보통의 경우 얼마남지 않은 기간에 위치해 있거나 촉박할 때가 많습니다. 프레젠테이션 시각자료는 대부분 자료를 조사하는 것 부터 발표 개요 등을 고려한 뒤 마지막에 제작하기 때문입니다. 파워포인트를 통해 프레젠테이션 시각자료를 만들 때는 템플릿을 사용하거나 미리 레이아웃과 디자인을 설정하고 단축키를 잘 활용하면 제작 시간을 상당히 줄일 수 있게 됩니다.

 PPT를 빠른 시간안에 만드는 것이 좋은 이유는 더 많은 피드백을 받아 발표에 가장 적합하도록 개선할 수 있기 때문입니다. 만약 맡은바 가 프레젠테이션 시각자료를 제작하는 일 뿐이라면 최대한 효율적으로 PPT를 제작하고 남는 시간에 다른 일을 하는 것이 더 이득일 것입니다.

 여기서 시간 단축을 위해 추천하는 것은 단축키를 활용하는 것입니다. 단축키야 말로 표현하고자 하는 바를 즉각적으로 표현할 수있는 지름길인 것입니다.

파워포인트 단축키

 파워포인트 단축키를 활용하면 두 번~네 번의 과정에 걸쳐 할 일들을 한번에 할 수 있게 됩니다. 이는 쌓이고 쌓여 상당히 많은 시간을 아끼는 것이 됩니다. 제가 자주 사용하는 유용한 몇 가지 단축키에 대해 알아보도록 하겠습니다.

1) 그룹설정[Ctrl + G]/ 그룹해제[Ctrl +Shift + G]

프레젠테이션 시각자료를 만들 때 몇가지의 글상자나 도형들을 하나로 통째로 묶어야 할 때가 있습니다. 레이아웃의 균형을 맞추기 위해 또는 하나의 집합을 만들기 위해 등 다양한 목적으로 사용하게 됩니다. 필자는 단축키를 몰랐을 때 오른쪽 마우스 클릭 > G > G 로 그룹설정을 하였는데 이 세 번의 행동과정이 [Ctrl + G] 하나면 끝납니다. 이 전의 과정이 3초였다면 단축키 하나로 1초도 안되게 된 것입니다. 그룹해제도 마찬가지로 [Ctrl +Shift + G] 단축키로 설정 가능합니다.

2) 복제 [Ctrl + D]

우리가 흔히 알고 있는 복사[Ctrl +C], 붙여넣기[Ctrl +V] 를 통해 도형 등을 복제합니다. 그런데 [Ctrl + D] 만으로도 이 두가지 과정을 단축시킬 수 있어 아주 편리합니다.

 3) 서식복사 [Ctrl +Shift + C] / 서식붙여넣기 [Ctrl +Shift + V]

 서식복사는 잘 모르는 사람들이 많습니다. 서식복사란 예를들어 어떤 글상자를 통해 텍스트를 입력하고 텍스트의 크기를 54, 글꼴을 고딕체, 색상을 파란색으로 정했다고 하면 다른 내용의 텍스트 상자도 똑같은 서식을 입혀주는 것입니다. 서식복사는 템플릿이나 슬라이드 분위기와 맞추면서 제작하는데 아주 유용합니다.

4) 슬라이드 보기 [F5 / Shift + F5]

 파워포인트 작업을 하다보면 자신이 만든 시각자료가 잘 만들어졌는지 확인할 때가 많습니다. 클릭 > 클릭 하는 것보다 전체 슬라이드를 처음부터 보는 단축키 [F5] 또는 현재 작업중인 슬라이드부터 보기 [Shift + F5]를 통해 빠르게 확인할 수 있습니다.

5) 이전명령실행 [F4]

 F4를 누르면 제일 마지막으로 했던 명령을 그대로 실행하게 됩니다. 만약 [Ctrl +G] 를 눌러 그룹설정을 했다면 F4를 눌러 그룹설정을 계속해서 할 수 있습니다.

6) 저장하기 [Ctrl +S]

 이 단축키는 틈틈히 눌러주는 것이 좋습니다. 어쩌면 이 단축키가 그 어떤 단축키보다 중요할 수도 있다는 생각이 듭니다. 아무리 시간단축을 해서 프레젠테이션 시각자료를 만들었다 할지라도 고생해서 만든 PPT가 한순간에 날아가 버리면 오히려 시간은 배가 됩니다. 따라서 저장하기 [Ctrl + S]를 생각날 때마다 눌러 힘들게 만든 PPT를 지켜내야 합니다.